La fiera con il bollino di qualità???

Anche quest’anno ho partecipato (in qualità di espositore) alla Fiera BTC di Roma (6-7 novembre) ovvero la Borsa del Turismo Congressuale, senza dubbio uno degli appuntamenti più importanti d’Europa nel settore specifico.

La due giorni romana ha lasciato in me alcune perplessità legate sia alla qualità dell’evento sia alla situazione generale, potremmo dire lo stato di salute, delle meeting industry italiana.

Oggi mi soffermerò solo sul primo aspetto per riprendere, nei prossimi giorni, con alcune considerazioni personali sul periodo del settore eventi & congressi in Italia.

Il pre BTC è caratterizzato dalla pianificazione di appuntamenti con i buyer attraverso un semplice ed efficace sistema online che permette di “scremare” i potenziali interlocutori al fine di centrare il nostro target e massimizzare la qualità degli incontri.

Qual’è il problema allora?

Bè…la mia perplessità deriva dal fatto che buona parte dei buyer presenti appartiene alla categoria degli “ospitati” (hosted) invitati dalla segreteria organizzativa della stessa fiera che spesso ( e volentieri) prendono l’appuntamento romano come una semplice vacanza gratuita nella città eterna.

Per tutelare gli espositori da due anni è stato creato un sistema di controllo del numero di appuntamenti ovvero gli hosted buyer devono garantire un numero minimo di incontri: al termine di ogni colloquio, il buyer riceve dall’espositore un bollino che deve apporre su un’apposita tessera.

Per cui tessera completa equivale a vacanza premio a Roma!

Questo, in moltissimi casi, si traduce in appuntamenti in cui il buyer non ha alcun interesse alla tua proposta ma attende, in maniera più o meno celata, la fine del tuo monologo per ricordarti il fatidico bollino.

Sarà anche questo un segnale della crisi?

 

 

 

Sparare nel mucchio o prendere la mira?

In un vecchio post di Carlo Odello si discuteva se i convegni hanno ancora senso oppure no. Naturalmente la mia posizione è e dev’essere di parte organizzando eventi di professione però sono concorde sul fatto che l’evento dev’essere di qualità e con questo intendo “avere un obiettivo da perseguire” quindi finalizzato al raggiungimento di uno o più scopi. L’evento dev’essere intenso come strumento di comunicazione all’interno di una strategia definita. Fatta questa premessa, ho partecipato la scorsa settimana alla BTC di Roma, la più importante fiera b2b a livello europeo nel settore congressuale e viaggi incentive, giunta ormai alla sua 24° edizione.

La maggior parte dei buyer presenti a questa fiera sono invitati e ospitati dalla segreteria organizzativa della fiera e per ottenere questa “gita gratuita” è sufficiente garantire un certo numero di incontri con noi espositori. Il sistema è gestito attraverso un semplice bollino…un appuntamento = un bollino da porre su una scheda incontri.  Per farla breve molti appuntamenti si rivelano una semplice perdita di tempo con il buyer assolutamente disinteressato alla location o ai servizi proposti. L’importante è ottenere nel minor tempo possibile l’agognato bollino.

In questo caso l’evento fiera perde credibilità perchè non si lavora più sulla qualità bensì sulla quantità: il classico “sparare nel mucchio” sperando di centrare qualche potenziale cliente. Ha senso?

Il meeting planner del futuro

Nell’ultimo numero della rivista MC Meeting & Congressi, c’è un articolo interessante di Teresa Chiodo sulla figura del meeting planner aziendale, o meglio, sull’evoluzione di questa figura all’interno degli schemi di un’azienda.
Il concetto di base è che si presuppone un passaggio dalla mera operatività ad un ruolo più manageriale in cui il meeting planner definisce, assieme al direttivo, obiettivi ed investimenti legati all’evento riducendo (si spera) i costi e massimizzando (si spera anche questo) i risultati, di qualsiasi tipo essi siano.
Un po’ come avviene, o come dovrebbe avvenire, in una qualsiasi segreteria organizzativa in cui il meeting planner collabora a stretto contato del cliente per la progettazione e la realizzazione dell’evento, dialogando con le altre agenzie partner (ufficio stampa, catering, agenzie di spettacolo, grafica, ecc…) fungendo, a seconda della volontà (e dell’apertura mentale) del cliente, come fornitore di servizi e come consulente.
Quest’ultimo è forse l’aspetto più critico della professione e segna in definitiva la differenza tra un organizzatore d’eventi interno all’azienda o di un’agenzia (nel caso dell’outsorcing).
A mio avviso, il meeting planner deve necessariamente rientrare, soprattutto se facente parte dell’organigramma aziendale, nella pianificazione degli obiettivi dell’evento (o del progetto comunicativo) per poi poter definire ogni aspetto del convegno, della conferenza stampa, o di qualsiasi altra manifestazione si tratti.
Ecco perché sarebbe davvero triste sminuire ad una semplice operatività il lavoro del meeting planner soprattutto quando poi a lui vengono spesso fatte ricadere colpe e responsabilità non sue.
Un po’ provocatoriamente, invece, mi stupisco del motivo per cui gli enti pubblici non siano tutti (e sottolineo tutti) dotati di un professionista specializzato nell’organizzazione di eventi, in particolare di convegni e conferenze. In questi pochi anni di lavoro, ho potuto collaborare, o meglio, sono stato incaricato da amministrazioni pubbliche di organizzare alcuni piccoli convegni ed ogni volta viene affibbiato al meeting planner di turno un ruolo esclusivamente operativo. In poche parole non viene dato nessuno spazio alla consulenza del professionista ma ci si limita ad eseguire le direttive dei diversi funzionari o dirigenti con uno spreco di tempo ma, soprattutto, di denaro pubblico.
E questo non mi va giù doppiamente, sia da professionista sia da cittadino.Ad ogni modo tornerò presto ad analizzare l’evoluzione del meeting planner come “regista dell’evento”.